Whistleblowing – oznamovanie protispoločenskej činnosti
Pokiaľ veríte, že niečo nie je v poriadku. Oznámte nám to
Čo oznámiť
- podozrenie alebo skutočné porušenie zákona alebo firemných predpisov,
- v spoločnosti Siemens alebo v našom dodávateľskom reťazci,
- či už ste zamestnancom spoločnosti SMO SK alebo nie.
My Vám poskytneme
- spätnú väzbu pri zachovaní dôvernosti všetkých zúčastnených,
- ochranu pred zlým zaobchádzaním alebo odvetnými opatreniami a
- budeme zaobchádzať s vaším oznámením dôverne v maximálnej možnej miere.
Pomáhate nám
- robiť správnu vec a
- identifikovať nevhodné správanie.
Ďakujeme za dôveru a podporu!
Podrobné informácie o procese podávania a preverovania oznámení a podnetov nájdete nižšie v časti “Často kladené otázky”.
Často kladené otázky:
SMO SK prevádzkuje transparentný, verejne dostupný a štandardizovaný proces podávania oznámení a podnetov, ktorý je plne prístupný. So všetkými oznámeniami a podnetmi od zamestnancov alebo tretích strán sa bude zaobchádzať rovnocenne a budú vybavované rovnakým spôsobom v rozsahu povolenom zákonom.
Každý. Proces podávania oznámení a podnetov je prístupný pre všetkých zamestnancov SMO SK aj externé osoby a tretie strany.
Akékoľvek podozrenie alebo skutočné porušenie zákonov alebo interných predpisov spoločnosti vrátane tých, ktoré sa týkajú ľudských práv a environmentálnych rizík alebo povinností. Podozrenie môže smerovať na jednotlivých zamestnancov spoločnosti SMO SK, spoločnosť SMO SK alebo dodávateľa spoločnosti SMO SK.
Spoločnosť SMO SK má rôzne kanály na podávanie oznámení a podnetov.
Oznámenie možno podať písomne, telefonicky, ústne do zápisnice alebo elektronickou poštou. Lokálne reportovacie kanály sú nasledovné:
a) Písomné oznámenie je možné podať zodpovednej osobe
b) Podanie oznámenia telefonicky možno uskutočniť na telefónnom čísle +421 2 5968 1094 v pracovných dňoch od 9.00 do 15.30. V prípade, že hovor nebude prijatý, automaticky sa aktivuje hlasová schránka, kde môžete zanechať svoj odkaz.
c) Podanie oznámenia ústne do zápisnice je možné uskutočniť osobne u zodpovednej osoby v pracovné dni od 9.00 do 15.30.
O ústnom oznámení sa vyhotoví „Záznam o ústnom oznámení“ podľa vzoru, ktorý je prílohou č. 1 tejto smernice. Oznamovateľovi sa záznam predloží na prečítanie a podpis, a ak požiada, vydá sa mu rovnopis záznamu.
Do funkcie zodpovednej osoby za prijímanie a evidenciu oznámení sú v spoločnosti SMO SK menovaní:
- LC CO SMO EC - JUDr. Dajana Suchánková
- SMO NEE RC-SK EHS&QM - Ing. Eva Barančíková
- LC SMO NEE RC-AT - Mgr. Jana Raková
d) Podanie oznámenia elektronickou formou je možné uskutočniť nonstop na nasledovnú e-mailovú adresu: whistleblowing.mo.sk@siemens.com
V prípade záujmu oznamovateľa, aby jeho oznámenie preverila priamo materská spoločnosť, má možnosť uskutočniť oznámenie prostredníctvom koncernového kanála TELL US, a to písomne alebo telefonicky.. V takom prípade bude oznámenie preverované priamo pracovníkmi globálneho útvaru LC CO RI.
TELL US kanál je k dispozícií nonstop.
Oznamovateľ má teda právo rozhodnúť sa, či na podanie oznámenia použije niektorý z lokálnych reportovacích kanálov uvedených pod písmenami a) až d) tohto článku, alebo koncernový kanál TELL US.
V prípade podania oznámenia alebo podnetu prostredníctvom lokálnych reportovacích kanálov bude oznámenie alebo podnet preverovať spoločnosť SMO SK prostredníctvom určenej zodpovednej osoby. Do funkcie zodpovednej osoby za prijímanie a evidenciu oznámení sú v spoločnosti SMO SK menovaní:
- LC CO SMO EC - JUDr. Dajana Suchánková
- SMO NEE RC-SK EHS&QM - Ing. Eva Barančíková
- LC SMO NEE RC-AT - Mgr. Jana Raková
Zodpovedné osoby majú osobitnú povinnosť zachovávať mlčanlivosť, byť nestranní a majú potrebné odborné znalosti na profesionálne vybavovanie oznámení a podnetov.
V prípade podania oznámenia alebo podnetu prostredníctvom koncernového kanála TELL US bude oznámenie alebo podnet preverovať interné vyšetrovacie oddelenie spoločnosti Siemens (LC CO IR).
Toto oddelenie je centrálna celopodniková nahlasovacia kancelária (tzv. "Reporting Office"), ktorá vybavuje všetky oznámenia a podnety, ktoré boli podané cez kanál TELL US. Reporting Office podlieha priamo Chief Compliance Officerovi, ktorý má prístup k predstavenstvu a dozornej rade spoločnosti Siemens AG. Zamestnanci Reporting Office majú osobitnú povinnosť zachovávať mlčanlivosť, byť nestranní a majú potrebné odborné znalosti na profesionálne vybavovanie oznámení a podnetov.
Spoločnosť SMO SK venuje veľkú pozornosť tomu, aby vás ako oznamovateľa chránila a zabezpečila dôvernosť vášho oznámenia alebo podnetu. Dôverné údaje sa môžu zverejniť, len ak je to naozaj potrebné v súlade so zákonom. Všetky oznámenia a podnety môžu byť podané aj anonymne. Tieto zásady sa uplatňujú bez ohľadu na kanál nahlasovania.
Do siedmich (7) dní od prijatia vášho oznámenia alebo podnetu dostanete od spoločnosti SMO SK potvrdenie o jeho prijatí.
Všetky oznámenia a podnety berieme vážne. Preskúmame každé oznámenia a podnet s cieľom objasniť, či sú k dispozícii dostatočné informácie na spracovanie daného oznámenia. Môžeme vás kontaktovať s cieľom získať ďalšie potrebné informácie.
To závisí, či bolo oznámenie alebo podnet podané cez lokálny alebo koncernový kanál.
Ak bolo oznámenie alebo podnet podané cez niektorý z lokálnych kanálov, zodpovedná osoba ho i) preverí a ii) podľa obsahu oznámenia vytvorí vyšetrovací tím zložený z odborníkov z príslušných útvarov spoločnosti (títo sú viazaní mlčanlivosťou v rozsahu ako zodpovedná osoba), ak je to potrebné. Ak bude nevyhnutné zahájiť interné vyšetrovanie, bude pre vyšetrovací tím vydaný tzv. vyšetrovací mandát.
V priebehu vyšetrovania tím preskúma všetky relevantné dokumenty, vypočuje svedkov a dotknuté strany a v prípade potreby analyzuje aj elektronické údaje.
Každé oznámenie sa preverí/vyšetrí do deväťdesiatych (90) dní od potvrdenie jeho prijatia. Táto lehota môže byť výnimočne predĺžená o ďalších tridsať (30) dní s tým, že predĺženie sa oznámi oznamovateľovi s uvedením dôvodov predĺženia.
Z preverenia oznámenia sa vyhotoví „Zápisnica o preverení oznámenia“. Preverenie oznámenia je ukončené prerokovaním zápisnice o preverení oznámenia.
Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov (napr. Správny poriadok a pod.). O takomto postupe bude spoločnosť SMO SK vopred informovať oznamovateľa s výnimkou prípadov, ak by informovaním oznamovateľa mohlo byť zmarené prešetrenie oznámenia.
Spoločnosť SMO SK si vyžiada výsledok vybavenia, v rozsahu v akom to umožňujú osobitné predpisy (napr. Trestný poriadok) a do desiatich (10) dní do doručenia výsledku bude o ňom informovať oznamovateľa.
Výsledok preverenia oznámi zodpovedná osoba oznamovateľovi na jeho adresu ako doporučenú poštovú zásielku „do vlastných rúk“.
Ak bolo oznámenie alebo podnet podané cez koncernový kanál TELL US, Reporting Office preskúma vaše oznámenie alebo podnet. Môže ju i) postúpiť inému zodpovednému útvaru v rámci spoločnosti na ďalšie spracovanie a preverenie alebo ii) príslušnému štátnemu orgánu, alebo iii) ju vybaviť sám. Ak Reporting Office považuje za potrebné vykonať interné vyšetrovanie, bude vydaný tzv. vyšetrovací mandát. Počas vyšetrovania Reporting Office skúma príslušné dokumenty, hovorí so svedkami a dotknutými stranami a v prípade potreby analyzuje aj elektronické údaje.
Na konci vyšetrovania sú výsledky zhrnuté v záverečnej správe, ktorá sa distribuuje príslušným interným zainteresovaným stranám.
Každé oznámenie sa preverí/vyšetrí do deväťdesiatych (90) dní od potvrdenie jeho prijatia. Táto lehota môže byť výnimočne predĺžená o ďalších tridsať (30) dní s tým, že predĺženie sa oznámi oznamovateľovi s uvedením dôvodov predĺženia.
Áno. Všetci zamestnanci, ktorí sa podieľajú na internom preverovaní/vyšetrovaní musia dodržiavať určité pravidlá správania vrátane:
- Oznamovatelia musia byť chránení! Musí byť zachovaná dôvernosť ich totožnosti a podrobností ich oznámenia (zásada „need to know“).
- Každé preverovanie skutočností musí byť vykonané spravodlivo, objektívne a s rešpektom .
- Dodržiavanie zásady prezumpcie neviny práva byť vypočutý.
- S údajmi a informáciami sa musí zaobchádzať dôverne na základe zásady „need to know“ a v súlade s právnymi požiadavkami.
- Akýkoľvek potenciálny alebo skutočný konflikt záujmov akejkoľvek osoby zapojenej do zisťovania skutočností sa musí zverejniť a vyšetrovateľ sa musí z tejto záležitosti vylúčiť.
Áno. SMO SK nebude tolerovať odvetné opatrenia akéhokoľvek druhu!
Osoby, ktoré v dobrej viere podajú oznámenie alebo podnet, budú plne chránené. Ak sa domnievate, že voči vám alebo komukoľvek inému bolo podniknuté odvetné opatrenie alebo sa zaobchádzalo nepatrične kvôli podanému oznámeniu alebo podnetu, mali by ste okamžite informovať našu spoločnosť prostredníctvom ktoréhokoľvek z jej oznamovacích kanálov.
Rovnako môžete kontaktovať Úrad na ochranu oznamovateľov zriadený zákonom.
Dôsledne sledujeme všetky vierohodné obvinenia z odvetných opatrení alebo zlého zaobchádzania. Ako reakcia na preukázaný akt odvetných opatrení sa uložia prísne opatrenia.
S oznámením alebo podnetom sa môžete tiež obrátiť na Ombudsmanku skupiny Siemens
Dôležité: Ombudsmanka nie je súčasťou vnútorného oznamovacieho systému podľa Zákona č. 54/2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov, v znení neskorších predpisov.
Advokátka Dr. Sibylle von Coelln
Kanzlei „HEUKING ∙ VON COELLN Rechtsanwälte“
Telefon: +49 211 44 03 57 79
Mail: siemens-ombudsperson@hvc-strafrecht.de
Zodpovedné osoby v SMO SK, ktoré prijímajú oznámenia a podnety sú:
- LC CO SMO EC - JUDr. Dajana Suchánková
- SMO NEE RC-SK EHS&QM - Ing. Eva Barančíková
- LC SMO NEE RC-AT - Mgr. Jana Raková
Môžete nás kontaktovať:
- telefonicky na telefónnom čísle +421 2 5968 1094 v pracovných dňoch od 9.00 do 15.30. V prípade, že hovor nebude prijatý, automaticky sa aktivuje hlasová schránka, kde môžete zanechať svoj odkaz.
- elektronickou formou nonstop na nasledovnú e-mailovú adresu: whistleblowing.mo.sk@siemens.com
- poštou na doručovaciu adresu: Siemens Mobility, s. r. o., Lamačská cesta 3/a, 841 04 Bratislava
- po predchádzajúcej dohode v kancelárií príslušnej osoby na adrese Siemens Mobility, s. r. o., Lamačská cesta 3/a, 841 04 Bratislava v pracovných dňoch od 9.00 do 15.30.
Oznámenie alebo podnet možno podať aj prostredníctvom oznamovacieho systému, ktorý zriadil Úrad na ochranu oznamovateľov SR